Skytron – IHB B.V. krijgt weer grip op engineering en productie

U heeft ze vast wel eens in een ziekenhuis gezien, medische pendels met allerlei apparatuur eraan. IHB B.V. uit Zwolle ontwerpt, ontwikkelt en assembleert deze pendels voor onder andere de Amerikaanse en de Europese markt. De uitbreiding naar de Europese markt in 2014 zorgde voor verstoring in het engineer- en productieproces. Lean Improvers voerde een analyse uit, waardoor IHB de grip op de doorlooptijd en planning weer terug krijgt.

Spectaculaire groei zorgt voor hick ups

In de tachtiger jaren van de vorige eeuw deed de medische pendel zijn intrede. IHB, voortgekomen uit machinefabriek Bonte Zwolle (1938), focust zich inmiddels volledig op de ontwikkeling en productie van deze pendels.

Nieuwe markten vragen om nieuwe processen

Het merendeel van de productie is gericht op assemblage van standaard componenten, voornamelijk voor de Amerikaanse markt. Sinds 2014 is IHB B.V ook leverancier voor de Europese markt. Ook hier gaat het om pendels, samengesteld uit standaard componenten, maar deze projecten behelzen ook het realiseren van de definitieve, klantspecifieke inrichting van de pendel. Waar zitten de stopcontacten? Hoeveel monitoren?

Onduidelijkheid heeft langere doorlooptijden tot gevolg

De bestaande processen bleken niet goed te werken voor de Europese markt. IHB stemt het ontwerp hier zelf af met de klant, waar dit in Amerika door moederbedrijf Skytron wordt gedaan. De afstemming vergt veel communicatie en het heen-en-weer sturen van documenten. Met moeite wordt duidelijk wat de klant precies wil. Lange doorlooptijden zijn het gevolg.
Ondertussen neemt de druk toe. Want als na vier weken het ontwerp is goedgekeurd, moet nog begonnen worden met de productie, terwijl het ziekenhuis binnenkort die nieuwe OK wil openen! Bovendien is engineering veel tijd kwijt met deze projecten en komt men niet meer toe aan productinnovatie.

Lean Improvers zet alles op een rij

Met het MT en de teamleider van engineering is het eerste deel van het proces, van offerte tot gereed pendelboek, doorgesproken om de oorzaken en redenen van tijdsbesteding en -verspilling te achterhalen.

Belangrijke vragen en onderwerpen waren:

  • Introductie van de Lean methode; de Value Profit Chain en het begrip ‘verspilling’
  • Waardoor verloopt de communicatie met de klant moeizaam?
  • Inzicht in het proces van verkoop tot levering (d.m.v. een Brown Paper Sessie).

Verspillingen komen aan het licht

Door het proces grondig onder de loep te nemen komen er verbeterpunten aan het licht. In eerste instantie is het zaak om de bottlenecks te herkennen. Werkt u engineer-to-order, dan herkent u wellicht een aantal van de volgende verstoringen:

  • Production Requirement sheets zijn lastig in te vullen.
  • Nadat engineering is begonnen kan de klant de order nog wijzigen.
  • Engineering moet zijn tijd verdelen tussen productontwikkeling, projecten, klachtafhandeling en onderhoud.
  • Er is te weinig inzicht in urenbesteding van de individuele medewerkers.
  • Het vaardigheidsniveau van medewerkers verschilt.
  • De werkwijze van engineering is moeilijk te standaardiseren en daardoor niet eenduidig.
  • De afbakening van taken en verantwoordelijkheden kan duidelijker.
  • Productie moet regelmatig aanvullende informatie bij engineering opvragen.
  • Er is geen gesloten feedbackloop tussen productie en engineering om problemen te bespreken en de oorzaken op te lossen.

Lean Improvers geeft concrete verbeterpunten

Met een aantal concrete aanwijzingen en door diepgaand inzicht in het proces, kan vaak met relatief eenvoudige ingrepen veel worden bereikt. Altijd een goed idee: maak het proces eenvoudiger waar het kan.

Als verstoringen niet kunnen worden voorkomen, dan wellicht wel de impact

Door stapsgewijs met klanten de requirements voor hun pendel te bespreken, kan de opdracht in modules worden uitgezet bij engineering. Wijzigingen in de productspecificaties spelen dan niet meer op offerteniveau, maar op module niveau, waardoor de impact veel kleiner is.

Een betere planning en inzicht in de werkzaamheden

Er bleek behoefte te zijn aan betere prioritering van de orders en aan inzicht in wie waarmee bezig is. Hierin is voorzien door onder andere een planningsmethodiek in te voeren.

Standaardisatie zorgt voor eenduidige communicatie

Om dubbel werk te voorkomen, door wijzigende productspecificaties, is een standaardisatie in de invoer van informatie ingevoerd.

Het resultaat: snellere orderafhandeling en minder stress

“Doordat onze bestaande productieprocessen niet meer werkten leidde tot verwarring.” aldus Roderik Erens, Chief Production Officer. Na een adviestraject van 3 dagen, is er nu een duidelijke weekplanning. Ook worden gegevens van een klant eenduidig ingevoerd in het ERP systeem.
De ontwerpfase is geformaliseerd en dat zorgt voor duidelijkheid. Hierdoor gaat de doorlooptijd van de orders omlaag.
De heer Erens over de eerste resultaten: “Het proces gaat nu vlotter lopen en er is minder stress. Doordat we het maken van het ontwerp nu als een order behandelen, heeft het een status en een deadline. Dat geeft veel meer overzicht.”

De Lean consultant is de katalysator van de verbetering

Lean Improvers heeft een scherpe analyse gemaakt van de knelpunten. Dat de planning rondom engineering beter kon, was bekend. Maar waar er eerst vanuit de organisatie geen oplossingen werden aangedragen en er geen tijd was om dit op te pakken, lag er nu binnen twee weken een plan van aanpak!
“Vreemde ogen dwingen, het is gewoon zo.”, aldus Roderik Erens. “Je weet het ergens allemaal wel, maar een externe adviseur dwingt de organisatie om even met het proces bezig te zijn en dan kun je grote stappen maken!”