Het gevaar van sub-optimalisatie

14-04-2012

Eén gedachtegang moet in elk geval worden voorkomen: ‘Het probleem’ opsplitsen, zodat het beter te behappen is. Oplossingen kunnen stapsgewijs worden ingevoerd, maar optimaliseren vraagt in eerste instantie om the big picture. Optimaliseren heeft pas echt effect als het integraal gebeurt.

Het gevaar van Sub-optimalisatie

Vaak wordt lean gelijkgesteld aan het elimineren van  niet-waarde-toevoegende zaken, in het Engels ‘waste’. Maar waar het eigenlijk om draait zijn de Value Stream en het creëren van Flow. Deze twee onderdelen van de lean-filosofie worden sterk verbeterd door het elimineren van waste. Het elimineren van waste is echter geen doel op zich, het is hét middel om de Value Stream en Flow positief te beïnvloeden.

Value Stream en flow

De Value Stream is de aaneenschakeling van bezigheden die waarde toevoegen voor de klant, ofwel de productielijn. De lijn begint met één of meer grondstoffen en tijdens het productieproces wordt uit deze grondstoffen het (eind)product geproduceerd. Er wordt dus waarde toegevoegd tijdens de productie, immers het eindproduct is meer waard voor de klant dan de grondstoffen. Met Flow wordt in de lean-filosofie het constante, gelijkmatige ritme bedoeld, waarin idealiter geproduceerd -lees: waarde toegevoegd – wordt.

Wanneer een complex productieproces is opgedeeld in meerdere deelprocessen, met bovendien elk een eigen manager, dan wordt het optimaliseren van de totale onderneming eveneens complexer. De oorzaak ligt in het eiland-denken, waarmee direct ook de faciliterende rol van de directie duidelijk wordt. De verantwoordelijkheden en beoordeling van de manager van proces/bedrijfsonderdeel A, zijn gebaseerd op de doelen en prestaties van onderdeel A. Wat er bij B en C gebeurt valt buiten de scope van manager A.

Optimaliseren betekent soms ook: buiten je eigen kaders kijken

Zou minder of later leveren in proces A goed zijn voor het totale rendement van de onderneming, dus voor de gehele Value Stream, dan is het goed denkbaar dat dit toch nooit zomaar zal gebeuren. Immers, binnen A ziet men dat als achteruitgang, niet als vooruitgang.
Een dergelijke situatie kan zich voordoen bij de samenwerking tussen verkoop en productie.
De afdeling verkoop wordt meestal afgerekend op omzet, meer is beter. Voor het verkorten van de lever- en doorlooptijden en daarmee het bewaken van de klanttevredenheid en de kwaliteit, is het echter voor productie wenselijk om gelijkmatig te produceren (betere flow, minder voorraad, dus minder waste).
Voor de totale Value Stream is het dus wenselijk om de order in de flow te gieten, maar verkoop heeft al beloftes gedaan die onregelmatigheden veroorzaken en haalt zo wel háár doelstelling…

Om het gehele bedrijfsproces echt te optimaliseren is hier de samenwerking tussen verkoop en productie vereist. Wanneer die twee soepel op elkaar aan zouden sluiten, zou er sneller geproduceerd kunnen worden tegen een lagere kostprijs. Tussenvoorraden, omsteltijden, rework en andere soorten van waste zouden namelijk verminderen. Uiteindelijk zouden zowel verkoop als productie haar doelen makkelijk kunnen halen, maar dat vereist, zoals gezegd, wel inzicht in the big picture, van iedereen, van hoog tot laag.

Zijn er geen redenen om eerst één onderdeel te optimaliseren?

Er zijn zeker wel situaties denkbaar, waarin het goed verdedigbaar is om alleen een deelproces te optimaliseren.

  • Bijvoorbeeld wanneer u eerst wilt testen wat Lean zou kunnen opleveren.
  • Of u bent op sec zoek naar kostenbesparingen en u richt zich daarom eerst op het meest geldverslindende proces.
  • Of om draagvlak te creëren.

Maar wat u dán niet moet doen is verwachten dat er vooruitgang zal worden geboekt op echt grote schaal, wat in potentie wel mogelijk zou zijn. Dit wordt geïllustreerd in de analogie van ‘De trein’.

De analogie van ‘De trein’

Stel, u bent CEO bij de Nederlandse Spoorwegen. Een traject van A naar D via stations B en C moet nodig worden geoptimaliseerd, want er komen klachten binnen over de wachttijden en de tijd die het duurt om van A naar D te reizen.

De waarde voor de treinreiziger zit in het feit dat hij van A naar D kan reizen in een bepaalde tijd. Als eindverantwoordelijke zet u flink in om deze klanten tevreden te maken. U besluit om een extra snelle trein in te zetten tussen A en B. Kost een paar centen, maar dan gaat het wel lekker snel en vertrekt men vaker op tijd vanaf station A.

Maar is er nu waarde toegevoegd voor de klant? Nuh, niet echt. De reizigers zitten iets minder lang in een trein van A naar B, maar moeten vervolgens op station B langer wachten om te kunnen vertrekken richting station D. De waarde van het traject A-B is wel verhoogd, maar de waarde van de totale value stream, van A naar D, is nog altijd hetzelfde.

Het heeft hier dus weinig zin om deelprocessen te optimaliseren. Om echte resultaten te behalen moet de gehele Value Stream tegen het licht worden gehouden.

Van Productie tot Marketing en zelfs de keten, alles doet mee!

Een laatste voorbeeld laat nogmaals zien dat het belangrijk is om alle bedrijfsonderdelen te willen betrekken bij een optimalisatie, en zelfs de leveranciers en klanten.

Stel u bent producent van een assortiment frisdranken. Afhankelijk van hoe vaak u levert aan de supermarkt, zal de supermarkt schapruimte vrijmaken om aan de behoefte van de consument te kunnen voldoen. Levert u in plaats van ééns per week, ééns per dag, dan heeft de supermarkt minder ruimte nodig.

Nu ontwikkelt uw R&D afdeling een nieuwe frisdrank. Hierdoor kunt u minder produceren van het bestaande assortiment. Dit betekent dat u niet meer ééns per dag kan leveren. Door de nieuwe smaak, moet de supermarkt dus niet alleen schapruimte vrijmaken voor het nieuwe product, maar ook voor alle bestaande smaken. Voegt de nieuwe smaak nu nog netto waarde toe voor klant? De schapruimte wordt uiteindelijk immers ook door de consument betaald. Een integrale value stream map laat in dit voorbeeld in ieder geval een heel ander beeld zien dan een value-stream-map op het niveau van het nieuwe product.

  • Meer weten over 'Het gevaar van sub-optimalisatie'?

  • Op dit moment zijn nog geen aankomende evenementen bekend.
    Volledige agenda