Waarom uw planning uw productie in de war schopt

24-10-2014

Plannen is een vak. Uw planner moet over bijna helderziende eigenschappen beschikken om alle toezeggingen van uw verkopers te laten aansluiten op de “mitsen en maren” van uw productieorganisatie. Het aantal variabelen is enorm; klanten moeten op tijd informatie met u delen, materiaal dient ingekocht te worden, productieruimte gereserveerd en medewerkers toegewezen. En die verkoper heeft een levertijd afgegeven die eigenlijk niet kan. Aan de planning de taak om alles soepel te regelen.

Veel ondernemingen zoeken de oplossing voor planningsproblemen in de aanschaf van een planningssysteem. Maar is dat wel de oplossing? Wat is eigenlijk daadwerkelijk het probleem?

Vier uitspraken uit de praktijk en de responstijdspiraal verhelderen dit onderwerp. Aansluitend geven we u een beeld van mogelijke oplossingen.

Vier uitspraken uit de praktijk

“Wij halen een leverbetrouwbaarheid van 70%… op de tweede afgegeven leverdatum.”

“Op basis van de verkoopprognose maken we een algemene productieplanning voor het komende jaar. Vervolgens maken we een planning voor de komende 2 maanden, een deelplanning voor een aanleverende afdeling en een transportplanning voor de komende 4 weken. Tot slot maakt de productieleider een werkplanning voor de komende 2 weken. Maar zodra de productie start verschuiven de medewerkers de volgorde, omdat dat handiger werkt”

“Mijn planner plant niks meer want we halen het toch niet.”

“Onze planner print de totale planning. Alle afdelingen tekenen daarin vervolgens aan wat de huidige status is. En dat wordt vervolgens weer in het systeem ingevoerd. En dat doen we 2 of 3 keer per week.”

Vier uitspraken van bedrijfsleiders en operations managers in de maakindustrie. Het meest opvallende aan deze uitspraken is misschien wel dat ze afkomstig zijn uit bedrijven die zakelijk gezien heel behoorlijk functioneren. Ze hebben voldoende klanten, er zijn goede orderportefeuilles en er worden zwarte cijfers geschreven.

Wat deze bedrijven ook allemaal gemeen hebben, is dat ze regelmatig gesprekken met hun klanten voeren over het niet halen van het afgesproken levermoment. En dat hun medewerkers regelmatig moeten overwerken.

Het probleem waarmee ze geconfronteerd worden staat bekend als de responstijdspiraal[1]

De responstijdspiraal

De responstijdspiraal bestaat uit zes opeenvolgende verschijnselen die er voor zorgen dat het onder controle houden van het productieproces continu moeizamer wordt. De planning wordt steeds complexer en de productie komt steeds meer tijd te kort.

spiraal

 

  1. Lange planningshorizon

    In planningen wordt gezocht naar zekerheden. Hoeveel werk hebben we de komende weken en hebben we voldoende bezetting? Een planningshorizon van 6 tot 10 weken is geen uitzondering. Dit geeft een vals gevoel van overzicht en controle.

  2. Aannames in planning

    Door de lange planningshorizon moet op basis van aannames worden gepland. Verwachtingen over de binnenkomst van informatie en materialen en de beschikbaarheid van machines en mensen worden vastgelegd in de planning. Onzekerheden worden als zekerheden behandeld.

  3. Productie reserveert extra tijd

    Door deze aannames in de planning gaan orders op een later tijdstip in productie dan gepland. Order X laat op zich wachten, want het materiaal is er bijvoorbeeld nog niet of de klant gaat nog een wijziging doorgegeven. Uw productieleider lost dit op door alvast een andere order in productie te nemen.

  4. Hoge Work In Progress en tussenvoorraden

    Uw productie werkt fijn aan de “verkeerde” order en dan komt order X vrij. Gezien de hogere urgentie betekent dit dat de lopende order snel moet worden afgerond of moet worden afgebroken. Er ontstaat tussenvoorraad en de kans op fouten neemt fors toe. Als de order afgebroken wordt en in een later stadium weer wordt opgestart, betekent dat bovendien twee keer extra omstellen.

  5. “Spoedjes” verstoren de productie

    Als het werken aan de verkeerde order een incident zou zijn, dan is er nog niet zo veel aan de hand. Dit soort ‘incidenten’ treed echter dagelijks op en verstoort zo continu de geplande gang van zaken. En zo wordt in menig productiebedrijf het “brandjes blussen” een belangrijke taak voor de planner en de operationeel manager.

  6. Regulier werk vertraagd

    Als gevolg van deze onrust raken de orders die goed gepland waren ook in de knel. De voor deze orders geplande tijd wordt opgebruikt door andere werkzaamheden. De afgesproken levertijd komt dus in gevaar. Uw medewerkers ervaren een hoge werkdruk en vragen of er meer tijd ingepland kan worden voor het maken van de orders. In de planning wordt vervolgens rekening gehouden met een langere doorlooptijd en daarmee komt uw planningshorizon verder weg te liggen….

Zo bent u terug bij stap 1 en herhaalt de hele cyclus zich. Maar nu een niveau erger! Heeft uw bedrijf te maken met de responstijdspiraal? Als de uitspraken in figuur 1 u bekend voorkomen is de kans groot.

De sleutel? Planning als middel, niet als doel

In veel bedrijven is de planning een doel op zich geworden. Maar een productieplanning is en blijft slechts een gereedschap om uw doelstellingen te halen. En als u met het verkeerde gereedschap werkt krijgt u de klus niet voor elkaar.

Het doorbreken van de responstijdspiraal en het effectief inzetten van planning of planningssystemen kent voor iedere onderneming een specifieke aanpak. Het begint echter altijd met dezelfde vragen:

  • Welke (strategische) doelen wilt u realiseren?
  • Hoe gaat een goed werkende planning hier aan bijdragen?
  • Welk probleem moet de planning helpen oplossen?
  • Hoeveel detailinzicht hebben we nodig?

Door de planningsbehoefte van uw onderneming goed in kaart te brengen maakt u het proces leidend. Hierdoor wordt de keuze voor een passende ondersteuning van uw planning veel eenvoudiger.

Toeritdosering

Voor veel bedrijven met een stappenproductie is bijvoorbeeld werken met een “toeritdosering” naar de productie een goede methode om te voorkomen dat er te veel onderhanden werk ontstaat. Deze werkwijze is afkomstig uit Quick Response Manufacturing en wordt uitstekend ondersteund door het monitoringssysteem Propos. Door de focus te leggen op die orders die echt belangrijk zijn gaat de doorlooptijd omlaag en de leverbetrouwbaarheid omhoog.

MRP gecombineerd met zelfstandige, flexibele cellen

Een ander voorbeeld is het meubelbedrijf dat tot voor kort alle individuele onderdelen voor hun meubels los van elkaar in een planning probeerden te krijgen. Door te gaan sturen op complete producten vanuit een eenvoudig MRP systeem is de doorlooptijd verkort en de voorspelbaarheid van levering verhoogd.

Uw planning zou uw organisatie moeten helpen, niet tegenwerken. Lean Improvers helpt u graag bij het verbeteren en optimaliseren van uw planning.

[1] Prof. R. Suri, It’s About Time: The Competitive Advantage of Quick Response Manufacturing, (New York CRC Press, 2010)
  • Meer weten over 'Waarom uw planning uw productie in de war schopt'?

  • Op dit moment zijn nog geen aankomende evenementen bekend.
    Volledige agenda