Discussie: Voorraad is niet erg

Op 5 Juli kwamen 14 bedrijven uit het Noorden van het land bijeen het Hotel Van der Valk in Drachten om kennis te maken met Lean. De deelnemers voerden enkele belangrijke discussies:

Voorraad is toch niet erg, zelfs handig en bovendien kost het relatief weinig!

Over voorraad is veel gesproken tijdens en na de sessie. Volgens de Lean-gedachte is (tussen)voorraad eigenlijk verspilling. Een hele kleine voorraad is soms noodzakelijk, maar als het enigszins mogelijk is zou (tussen)voorraad moeten worden voorkomen. Dit stuit nogal eens op  een reactie die begint  met “Ja, maar …”.

De argumenten om voorraad zoveel mogelijk te elimineren nog eens op een rij:

1. Voorraad kost geld en houdt liquiditeit vast.
2. Voorraad neemt ruimte in
3. voorraad vergaat of raakt incourant
4. Meer voorradig hebben dan wordt gevraagd door de klant, leidt soms tot het opmaken van de voorraad. “Wij zijn nu toch bezig, maken we er meteen even 100 in plaats van de gevraagde 80 stuks”.
5. Meer maken dan de vraag, resulteert in langere doorlooptijd voor de volgende klant, minder flexibiliteit in de productie en voorraad van het eindproduct.
6. (tussen)Voorraad verbloemt fouten in het proces. Men kan altijd wel door, want er ligt genoeg. Dit remt het verbeteren van het proces, men loopt immers niet tegen problemen aan.

Argumenten om toch (meer dan strikt noodzakelijke) voorraad aan te houden:

Voorraad is veilig en nodig voor een optimale bezetting van medewerkers en machines.

`Wij moeten wel in batches produceren en dus met tussenvoorraad werken, anders kan het niet uit. Onze omsteltijden zijn immers te lang om telkens één stuk van een product te maken!´ Uiteraard is het niet verstandig om in één keer de voorraad maar te halveren omdat lean zegt dat dat moet. Maar hoe goed is er gekeken naar de omsteltijden? Kan het echt niet sneller? Staat alles klaar voor het omstellen?  Zijn mensen getraind? Wat kan vooraf worden gedaan? Voegt alles tijdens het omstellen waarde toe?

Voorraad kost relatief weinig

Wanneer men zich realiseert dat het halveren van omsteltijd ook een halvering in de voorraad zou kunnen betekenen, rijst de vraag: Wat levert dat dan op? Hiermee komen we op het tweede argument: “Voorraad kost relatief weinig, minder dan productie… en het zorgt wel dat alles door loopt, ook bij problemen!”.

Zo geredeneerd levert voorraad geld op, men staat immers minder stil en dat is goed. Op de lange termijn is dat niet juist. Door de voorraad wordt het proces niet beter en blijven fouten bestaan. En wat kosten die? Weet u wat uw kosten zijn van re-work, crediteren of omzetverlies door ontevreden klanten?

Dat voorraad relatief weinig kost is bovendien discutabel. Meestal wordt dan vooral de ruimte bedoeld die de voorraad inneemt. “Die ruimte hebben we toch, dus dat kost niets.. extra..”. We zetten alle mogelijke kosten van voorraad op een rij:

1. Rente op de financiering / Kosten door de beperking in liquide eigen middelen
2. Afschrijving van de voorraad en beheerskosten (administratie, controles, transport, e.d.)
3. Kosten van de ruimte die de voorraad inneemt
4. Omzetverlies, doordat deze ruimte niet voor productie kan worden gebruikt
5. Kosten doordat het proces niet verbeterd wordt. Afwijkingen in de output, beschadigingen, verspillingen in het proces, alles wordt met de mantel der voorraad bedekt.
6. Omzetverlies, omdat de doorlooptijd onnodig lang is. Klanten wijken uit naar een concurrent, die wel meteen kan produceren.

Is voorraad relatief goedkoop?