Onze kijk op continu verbeteren.

Want het kan altijd beter.

Verbeteren met Lean en Quick Response Manufacturing. 

Heeft u het wel begrepen….?


Het kopiëren van succesvolle concepten, ideeën of werkwijzen is veel voorkomende praktijk tegenwoordig in bijna alle branches. Albert Heijn gaat hamsteren? Dan gaat C1000 euroknallen, Jumbo gaat super dealen en verzin alle andere acties maar. Het maakt niet zo veel uit wie eerst was, feit is dat goede acties werken en zeker dit soort publieke acties zijn eenvoudig te kopiëren.

 

Ook in maakbedrijven binnen MKB Nederland wordt er bij elkaar afgekeken. Als één bedrijf succesvol is met een bepaalde werkwijze dan zijn anderen snel geneigd dit ook te gaan doen. Daar doen ze Lean? Oh, dat kunnen wij ook. Gezond boerenverstand en dan moet het wel lukken. Koop “Lean voor Dummies” (ja, bestaat echt) en aan de slag. Een beetje 5S, we doen een Value Stream Map en dan moet het een stuk beter worden. Als dan de resultaten niet komen krijgt Lean de schuld en gaan we terug naar wat we altijd deden. Jammer, maar dit was op voorhand al te voorspellen. Ik leg u graag uit hoe dit komt, maar eerst neem ik u mee naar de ruimte.

De (om)weg naar de ruimte

Herkent u het toestel hierboven? Ik verwacht dat u zult zeggen : “Jazeker, dat is een spaceshuttle!”. 

In dat geval heeft u het verkeerd.

 

Het toestel is een Boeran, Ruslands antwoord op de Spaceshuttle. Vanzelfsprekend riepen de Russische autoriteiten dat zij het concept van een terugkerend ruimtevaartuig veel eerder bedacht hadden dan de Amerikanen, feit is dat de Boeran een aantal jaren achter de Shuttle aan kwam.

 

Er zijn er maar 2 gemaakt en er heeft er maar één daadwerkelijk een (onbemande) ruimtevlucht gemaakt. Geen groot succes, vooral erg duur. Toch liet die vlucht wel iets leuks zien. Net als een Spaceshuttle werd de Boeran rechtop staand gelanceerd. Nadat de raket los was van de toren volgde, net als bij het Amerikaanse model, een draai waarbij het toestel op zijn rug terecht komt en een koerswijziging maakt. Prachtig.

 

Voor het Russische toestel geldt echter dat deze draai volkomen nutteloos is. Er is geen enkele reden waarom de Russen die draai moeten maken, het is alleen maar een manoeuvre die het vluchtplan complexer maakt en het risico op falen verhoogd.

Hier werd dus het bewijs geleverd dat de Russische wetenschappers hun hele uitvoering van een ruimteshuttle hadden gebaseerd op de Spaceshuttle. Deze maakt de betreffende draai, dus dat hebben ze gewoon overgenomen. De Amerikanen moesten deze draai maken omdat hun lanceertoren (nog uit de Apollotijd) voor de Shuttle verkeerd stond. Bovendien zorgde het ervoor dat bij het afbreken van de start de crew terug kon vliegen naar land, in plaats van een landing op zee[1]. Voor de Russen speelden beide factoren niet. Ze lanceerden midden op de Toendra en vanaf mobiele platforms.

Wel gekopieerd, maar niet begrepen…

 

De boevenbus.

Een voorbeeld dichter bij huis. Als u veel op de weg zit komt u vast wel eens een “boevenbusje” tegen. Zo’n busje dat Justitie gebruikt om verdachten of gevangenen te transporteren. Op de achterzijde staat op al deze busjes een mooi webadres: www.vervoerenondersteuning.nl.

Wederom prachtig. Maar waarom eigenlijk? De dienst werkt enkel en alleen voor het ministerie van Justitie. Ze hebben geen andere klanten. Ze doen geen acquisitie. Er is geen noodzaak om je klanten uitgebreid via een website op de hoogte te houden van je dienstverlening, je wagenpark en meer zulks. Zo’n website is dus verspild geld. Het stickeren van al die busjes is verspild geld Vanuit het perspectief van Lean is hier sprake van overbewerking.

Kennelijk heeft iemand binnen het ministerie bedacht dat als afdelingen en departementen zoals het CJIB , het Nationaal Forensisch Instituut ook en het Openbaar Ministerie een website hebben, dan kan de dienst  Vervoer en Ondersteuning niet achterblijven. Ook al dient het geen enkel nut.

Wel gekopieerd, niet begrepen…

 

Niet kopiëren, wel begrijpen..

Terug naar de wens om uw eigen bedrijf nog succesvoller te maken, net als die concurrent die Lean gebruikte.

Of het nu gaat om Lean, Quick Response Manufacturing of welke andere optimalisatiestrategie ook, de ervaring leert keer op keer dat ze absoluut werken. Het zijn zeer krachtige strategieën die een enorme impuls aan uw organisatie kunnen geven. In de wijze van produceren, in cultuur, in houding en gedrag van uw medewerkers. Voor uw productie maar net zo goed voor uw kantooromgeving. 

 

Valkuil is echter het grote aantal, relatief simpel te gebruiken, tools waar deze optimalisatie-methodieken over beschikken. De meeste mensen zijn praktisch ingesteld, zeker in het MKB, en gaan graag aan de slag met zo’n tool. Zeker als ze tijdens een ondernemersborrel of netwerkbijeenkomst horen dat bedrijf XYZ zulke goede resultaten met methode ABC heeft bereikt. “Als zij het kunnen dan kunnen wij het ook! Aan de gang!”

 

Dit is jammer want voorwaarde voor een succesvolle aanpak is eerst helder te hebben wat u eigenlijk wilt bereiken. Wat zijn u doelen, wanneer zijn die succesvol gehaald (SMART maken!). Hoeveel korter moet uw doorlooptijd worden? Hoeveel hoger uw productiviteit? Hoeveel beter uw leverbetrouwbaarheid? Pas als dat duidelijk is kan de gereedschap koffer met Lean en QRM tools opengemaakt worden. En dan is voor de inzet van die gereedschappen ook nog een specialist nodig. Iemand die met een frisse blik naar uw organisatie kijkt. Die wel de ervaringen van andere bedrijven kent maar ook begrijpt dat ieder bedrijf uniek is.

 

Het is niet mogelijk om willekeurige Lean tooltjes te kopiëren en zonder duidelijke doelstellingen of verankering succesvol in uw organisatie in te zetten. De inzet van Lean of QRM vraagt een goed plan, een duidelijk doel en maatwerk, afgestemd op uw organisatie.

 

Ik hoop dat u dat begrijpt….

 

Arie Pieter van Wensveen


[1] http://stason.org/TULARC/science-engineering/space/53-Why-does-the-shuttle-roll-just-after-liftoff


6 praktische tips om uw strategische doelen te realiseren.

Komt u wel toe aan het stellen van goede strategische doelen? Veel managers geven zichzelf niet de tijd om eens rustig en diep na te denken over het eigen bedrijf, de markt en de mogelijkheden. Het is de waan van de dag die regeert. Levertijden moeten gehaald worden, materialen ingekocht, facturen verzonden en nieuwe klanten geworven. En terecht, want al deze aspecten van de dagelijkse operatie zijn zeer belangrijk. Maar zonder een helder strategisch kader weet u niet of alle operationele inspanning uw onderneming wel daarheen brengen waar u heen wilt…..

 

Dus toch maar tijd vrij gemaakt om na te denken over strategische en tactische doelstellingen. Daar komen dan vaak hele mooie en ambitieuze doelen uit. Over 5 jaar willen we meer marktaandeel. Meer omzet. Meer klanten. Meer winst.

En natuurlijk hebben we allemaal geleerd over 'SMART' doelstellingen (specifiek, meetbaar , acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Prima!

Ambitie is goed. Maar wat gaat u doen met deze mooie doelen? Gaat u ze ook echt realiseren? Allemaal? Of zijn ze voorbestemd tot een kwijnend bestaan? U zult niet het eerste bedrijf zijn waar de doelstellingen op zijn best één keer per maand tijdens een MT overleg even voorbij komen. Eigenlijk is dat jammer van alle denkkracht die u heeft geïnvesteerd. 

Onderstaande 6 tips gaan u helpen uw doelen in beeld te houden en te realiseren.

1 . Minder is meer.

Kies uw doelen zorgvuldig en beperk het aantal. Kies die doelen die echt belangrijk zijn voor uw organisatie en ga daar mee bezig. Met 2 heldere doelen is het een stuk eenvoudiger om focus te behouden dan met 10 of meer.

2 . Communiceer uw doelen.

Strategische doelen zijn het kompas van uw organisatie. Ze bepalen de koers en daarmee de benodigde acties. Voor u maar ook voor al uw medewerkers. Maak daarom helder wat de doelen van de organisatie zijn op alle niveaus. Iedereen moet weten welke kant het op gaat. Dit zorgt er niet alleen voor dat alle neuzen dezelfde kant op staan, het geeft ook uw medewerkers een kader waaraan zij hun handelen en beslissingen kunnen toetsen en afmeten.

3 . Maak strategische doelen operationeel.

Als u over 5 jaar meer marktaandeel of omzet wil hebben dan zult u moeten veranderen. Die verandering begint vandaag. Wat moeten uw medewerkers vandaag anders doen dan gisteren om over 5 jaar on target te zijn? En morgen? Overmorgen? Volgende week? Breek uw strategische doelen af naar operationele doelen per afdeling, per team en waar mogelijk zelfs per medewerker. En doe dat ook weer SMART. Maak uw medewerkers mede eigenaar van de doelstellingen.

4 . Weet waar het stuur zit.

Bepaal welke Key Performance Indicators (KPI’s) u en uw medewerkers iets vertellen over het behalen van de doelstellingen. En zoals onze Oosterburen zo mooi kunnen zeggen: “in der Beschränkung zeigt sich erst der Meister.”. Hoe minder KPI’s, hoe beter. Bepaal welke indicatoren echt relevante informatie geven over de te bereiken doelen. Alle overige informatie hoeft pas gezien te worden als er iets aan de hand is. Mooi voorbeeld uit de praktijk is het bedrijf dat er in slaagt te sturen op 1 KPI: Waarde verkoop minus de waarde inkoop wordt gedeeld door de loonkosten. De KPI is dus toegevoegde waarde per geïnvesteerde euro salaris. Zolang deze stijgt gaat het goed.

5 . Maak doelen en prestaties zichtbaar.

Doelen mogen zich niet verstoppen in actielijstjes en Excel overzichten in iemands computer. Koop een whiteboard, hang het in uw bedrijfskantine en hou bij hoe het er met de realisatie van de doelen uitziet. Geen tekst en lijsten maar simpele visuele middelen. Gekleurde smileys of rode, oranje en groene stoplichten zijn voor iedereen in uw organisatie te begrijpen. In één oogopslag.

6 . Wees actief betrokken.

Toets de voortgang van de realisatie van de doelen regelmatig. En niet alleen vanuit een lijstje, een MT meeting of een rapportage. Ga naar de werkvloer en hoor uit eerste hand hoe het gaat. Dat zijn ook de momenten waarop u de beperkingen en de blokkades te horen zult krijgen. Het zal u in staat stellen eerder in te grijpen indien nodig.

 

Uw strategische doelen zijn niet het exclusieve eigendom van het management team en verdienen meer dan alleen een actiepuntje op een vergaderlijst. Uw strategische doelen zijn de TomTom van uw bedrijf en van al uw medewerkers. Ze verdienen een prominente plaats in uw organisatie want ze zijn uw transportmiddel naar een succesvolle toekomst!

 

 

Arie Pieter van Wensveen